Projectteams die een project succesvol uitvoeren – het klinkt als iets vanzelfsprekends, maar de praktijk geeft helaas vaak een ander beeld. Toch is het zeker mogelijk om het succes in een projectteam te ontwikkelen. Maar hoe doe je dat?
Procesbegeleiding is onmisbaar voor projectsucces. De samenwerking in een team bepaalt immers of het gewenste resultaat ook werkelijk behaald wordt.
De samenwerking wordt op haar beurt weer bepaald door de mate waarin zelfkennis, zelfreflectie en het onderlinge vertrouwen in een (project)team zijn ontwikkeld. De cruciale vraag is hoe deze elementen zo ingezet kunnen worden dat het succes van een team verbetert.
KMOB heeft de ontwikkeling van groepen vanuit het perspectief van de procesbegeleiding onderzocht en dit resulteerde in een handzaam model: het groepsontwikkelings- of GO-model.
Het GO-model
De assen in het GO-model (zie figuur ) worden gevormd door de twee pijlers: de wederzijdse hulprelatie en het wederzijds vertrouwen. Het model kent zes fasen, het doorlopen van deze fases resulteert in betrokkenheid en uit zich in het durven delen en aannemen van vragen en antwoorden. De groepsleden tonen elkaar hun vragen en onzekerheden, waardoor ze elkaar hulp kunnen bieden, en het team zijn kracht toont. Dit vergroot de kwaliteit van de samenwerking en verbetert het projectresultaat, dat uiteindelijk wordt gemeten aan de hand van de objectieve indicatoren tijd, kosten en kwaliteit.
De zes fasen van het GO-model:
Fase 1 De taakverdeling wordt vastgesteld
De eerste fase is een voorwaarde voor de ontwikkeling van de groep. In deze fase worden de taken en verantwoordelijkheden van ieder lid duidelijk gemaakt. Ieder teamlid vertelt wat zijn rol inhoudt. Idealiter delen de teamleden ook hun sterke en minder sterke punten. Hiermee wordt de basis gelegd voor het elkaar willen helpen.
Fase 2 De projectleider werkt aan zichzelf, en groeit naar bewust leiderschap
Fase twee is het fundament voor de ontwikkeling van het team. Met de ontwikkeling van de projectleider ontwikkelt zich – vanuit zijn voorbeeldgedrag – in de komende fasen het team. De leider is zich hierbij bewust van het feit dat zijn (voorbeeld) gedrag door de groep wordt overgenomen. Quinn (2013) benoemt in deze context succes, door te stellen dat voortdurende persoonlijke verandering succesvol leiderschap geeft. Want als de projectleider bewust is van zichzelf, is hij in staat zich op het proces in de groep te richten (meer dan op de inhoud) en dus op de groepsleden en op de interactie van de leden onderling. Hierin uit zich de betrokkenheid van de leider vanuit wie hij is, en kan hij de rol van procesadviseur invullen.
Fase 3 De projectleider helpt het team, zodat ieder teamlid zichzelf in kan zetten
Door oplossingen aan te dragen, creëert de projectleider afhankelijkheid. Maar door de hulpvrager te helpen zelf oplossingen te vinden, ontstaat er een gezonde, geleidelijke afname van de afhankelijkheid. De projectleider zal zijn relaties met de teamleden daarom moeten gaan beschouwen als hulprelaties. Er ontstaat ruimte voor wederzijds vertrouwen en wederzijdse hulp. Kortom: de projectleider wordt een begeleider van het proces (procesbegeleider) die gericht is op het helpen en elkaar leren helpen van de groepsleden.
Fase 4 De wederzijdse hulprelaties zijn voldoende ontwikkeld, zodat er een helpend team ontstaat
In de vierde fase van het GO-model leren de teamleden om de hulprelaties op te bouwen, zodat ze zich ontwikkelen tot een helpend team. Door zijn ervaringen (vanuit het team) te delen leert de projectleider zich ook hierin te ontwikkelen. Doordat de teamleden en de projectleider samen leren, heb- ben zij aandacht voor elkaar. Deze aandacht is net als het vertrouwen en het helpen wederkerig.
Fase 5 De hulprelaties zijn volwassen geworden, er ontstaat onderlinge betrokkenheid
Als het begeleiden van de interacties in het team voor de projectleider natuurlijk gedrag is geworden, helpt hij de teamleden echt samen te werken en naar elkaar om te zien. Door naar elkaar om te zien groeien de hulprelaties tussen de teamleden. De projectleider kan zijn rol als procesadviseur loslaten. Hij wordt meer en meer een volwaardig lid van het helpende team.
Fase 6 Het team heeft zijn taken afgerond, en wordt ontbonden
In fase zes blijft de wederzijdse aandacht uit de voorgaande fase groeien. De leden blijven elkaar helpen vanuit ieders innerlijke groeiende motivatie. Door de interactie blijft ieder lid zich ontwikkelen, en ook het team als geheel. Deze ontwikkeling blijft tot het moment van decharge van het team.
Succesvol projecten uitvoeren
Het uitvoeren van projecten is in hoge mate mensenwerk. Aandacht voor de mens in het project verhoogt het projectsucces doordat de samenwerking en communicatie in het team verbetert. Het gevolg is dat de kwaliteit van de output van het team verbetert. Hierbij blijft sturing op tijd, kosten en kwaliteit van belang. De input verschuift echter naar investeren in mensen en het vertrouwen in een team. Deze investering verdient zich terug doordat de motivatie en waardering van projectteamleden toenemen. Het gezien worden als mens is óók in de techniek de succesfactor.
Aan de slag met het GO-model?
Wil je aan de slag met het GO-model om de skills binnen jouw projectteam te verbeteren? KMOB is ontwikkelaar van organisatiecultuur, leiderschap en visie, voornamelijk binnen de sectoren infra en zorg. Wij hebben met ons GO-model al veel projectteams naar tevredenheid succesvoller gemaakt. Neem gerust contact met ons op en we praten u graag bij over de mogelijkheden.