Projectleiders hebben graag alles onder controle. De realiteit van de situatie is echter dat je eenvoudigweg niet alles kunnen beheersen. Je kunt naar hartelust plannen, maar zelden wordt een project uitgevoerd en opgeleverd zoals je had gepland. In deze blogpost staat hoe je situaties kan aanpakken die volledig buiten jouw controle liggen.
Stel dat jouw project prima verloopt – niet perfect, maar het ligt ruim binnen de planning, kosten en risicotoleranties. Jij en je team bereiden zich voor op de volgende belangrijke mijlpaal en – plotseling – besluit het managementteam van jouw bedrijf sommige leden uit jouw projectteam ergens anders in te zetten omdat een ander project een hogere prioriteit krijgt.
Dit betekent dat je niet aan alle componenten van het project kunt werken, omdat je unieke, vakbekwame mensen op verschillende vlakken nodig hebt om het project te voltooien. Dus, hoe kun je met deze situatie omgaan? Hieronder staan vier stappen om deze situatie aan te pakken.
1) Stel jouw teamleden op de hoogte
Zorg ervoor dat je onmiddellijk met jouw team communiceert om hen te laten weten wat er aan de hand is. Je wilt dat ze het nieuws van jou ontvangen – niet via het geruchtencircuit Ze zullen veel vragen hebben waarop je waarschijnlijk niet veel antwoorden zult hebben. Waarom krijgt het andere project ineens een hogere prioriteit? Wanneer kunnen we weer over alle teamleden beschikken? Wordt onze einddatum verlengd? Het team zal waarschijnlijk erg gefrustreerd raken door acties van het management en het moreel kan aanzienlijk dalen. Als het team heel hard heeft gewerkt om een mijlpaal te bereiken en het management de regels wijzigt door plotseling te zeggen dat een aantal teamleden nu aan een ander project moeten gaan werken, zal het onvermijdelijk het team emotioneel raken.
Als het volledige verhaal nog niet gedeeld mag worden totdat er definitieve beslissingen zijn genomen op het niveau van het managementteam, vertel je het team “zoveel als je kan”. Wees zeer voorzichtig in hoe je communiceert over de beslissingen van het managementteam aan het projectteam. Je wilt geen ze niet in verlegenheid brengen. In plaats daarvan moet je uitleggen wat er aan de hand is, waarom en wat de volgende stappen mogelijk zijn. Vraag de teamleden vervolgens wat hun vragen zijn, welke aanbevelingen en ideeën ze hebben, welke zorgen ze hebben en of er iets anders is dat ze van je nodig hebben.
Zorg ervoor dat ze begrijpen dat dit geen weerspiegeling is van de prestaties van het team en bedank hen voor het harde werken om op tijd de taken tot dan toe te voltooien. Ze moeten begrijpen dat je (en het managementteam) het werk dat ze hebben gedaan waarderen en dat jouw project wordt beïnvloed door iets waarover zij geen controle hebben.
2) Zet het team weer op de rails
Om dit probleem aan te pakken, moet je eerst bij jezelf beginnen. Je moet mentaal terugkeren in het project en je concentreren op wat je kunt doen in tegenstelling tot wat je niet mag doen of waar je geen controle over hebt. Het is prima om jezelf wat rust te gunnen, maar uiteindelijk moet je verder gaan zodat je team ook verder kan. Als je dit eenmaal hebt gedaan, kun je je team ook weer op de rails krijgen.
Je moet het projectplan herzien, met nieuwe mijlpalen, zodat je jouw persoonlijke verwachtingen opnieuw kunt instellen. Zodra je nieuwe realistische doelen hebt geformuleerd, kun je het team iets geven om zich op te focussen.
3) Laat zaken los waar je geen invloed op hebt
Dit is een van die momenten waarbij loslaten absoluut in jouw eigen belang is. Zodra je duidelijk aan het managementteam hebt verteld wat de negatieve impact is van hun acties op jouw project (leg de impact uit in termen van scope, planning, kosten en / of risico’s) samen met jouw aanbevelingen, kun je alleen maar de richting volgen van het herziene plan dat is gemaakt. Als je het verleden blijft vasthouden, zal het je gewoon frustreren en dat heeft effect op project en het team.
Zelfs als je de herziene aanpak van het project niet leuk vindt, moet je het publiekelijk ondersteunen. Dit kan heel moeilijk zijn, maar is essentieel voor het succes van jouw project. Als je eenmaal beseft en accepteert dat sommige zaken gewoon niet onder jouw controle vallen, kun je doorgaan met wat je wel onder controle hebt. Schrijf voor jezelf op wat je niet in de hand hebt voor een bepaald project om ervoor te zorgen dat je goed begrijpt wat je niet kunt veranderen. Als je gestresst begint te worden over iets op je “buiten mijn controle” lijst, laat het dan onmiddellijk los, verwijs het naar iemand die de autoriteit heeft om het aan te pakken en ga verder!
4) Blijf communiceren
Bij twijfel communiceer je met het team wat er aan de hand is en wees altijd eerlijk. Vergeet niet dat je als projectleider waarschijnlijk dagelijks informatie krijgt – soms meerdere malen per dag – maar jouw teamvergaderingen kunnen slechts wekelijks zijn. Stuur daarom in de tussentijd e-mailupdates naar het team als ‘nieuwsberichten’ zodat ze het eerst van jou horen en vraag hen altijd om je te bellen als ze specifieke vragen of opmerkingen hebben.
Spreek teamleden vaker één op één om te kijken hoe het met ze gaat. Als teamleden je vragen stellen die je niet kunt beantwoorden zonder vertrouwelijke informatie bekend te maken die het managementteam met je hebt gedeeld, laat hen dan weten dat je hun specifieke vragen nu niet kunt beantwoorden. Beloof hen het direct te laten weten wanneer je hen meer informatie kunt geven. Als ze een antwoord nodig hebben omdat iets hun werk beïnvloedt, is het jouw verantwoordelijkheid om hen een antwoord te geven (met goedkeuring van het managementteam) of om hen een alternatieve oplossing te bieden voor de gegeven situatie, zodat ze verder kunnen gaan.
Plan indien nodig een korte tussentijdse teamvergadering van 15 minuten in om iedereen halverwege de week op de hoogte te houden van de huidige projectstatus. Dit is vooral handig als je mondeling wilt uitleggen wat er aan de hand is. Als het gaat om risicocommunicatie, veroorzaakt e-mail vaak misverstanden.
Projecten gaan zelden zoals gepland. Dit is iets wat je gewend bent. Maar als er dingen gebeuren die groter zijn dan jou of buiten jouw controle liggen, moet je een andere aanpak kiezen om de situatie effectief aan te pakken.
Groeien als projectleider?
KMOB heeft hier een special trainingsprogramma voor projectleiders ontwikkeld: Excelleren als Projectleider. Neem gerust contact met ons op en we praten je graag bij over de mogelijkheden.
KMOB is ontwikkelaar van organisatiecultuur, leiderschap en visie, voornamelijk binnen de sectoren infra en zorg. Wij hebben tal van organisaties begeleidt bij het doorlopen van groeifases en teamontwikkeling.