Projectleiders zijn verantwoordelijk voor het overzien en begeleiden van projecten van begin tot eind. Ze hebben de taak ervoor te zorgen dat projecten op tijd en binnen budget worden opgeleverd. Functietaken verschillen van bedrijf tot bedrijf, maar projectleiders zijn doorgaans verantwoordelijk voor het leveren van kwaliteit, het onderhouden van de relatie met stakeholders, ketenpartners en opdrachtgevers/opdrachtnemers, de medewerkers in hun team en het management van de eigen organisatie, het voorzien van de juiste prioritering binnen een project en ervoor dat de uitvoering de informatie heeft en ontvangt om conform afgesproken planning om het uit te voeren.
Succesvolle projectleiders moeten het algemene grote plaatje van het project kunnen zien en ervoor kunnen zorgen dat het project binnen budget en op tijd wordt voltooid, terwijl ze ook een kwaliteitsproduct aan de klant leveren dat voldoet aan alle voorschriften en klantenservice met vaak een onderbouwde aantoonbaarheid.
Hier zijn een paar tips om te excelleren tot een geweldige projectleider:
Projectplan en planning
Als je wilt dat jouw volgende project succesvol verloopt, moet je behoorlijk wat tijd besteden aan het maken van een projectplan en planning. Bekijk de plannen en specificaties zorgvuldig om een goed begrip te krijgen van de reikwijdte van het werk van het project. Werk samen met jouw projectteam om de taken op de meest logische en efficiënte manier te coördineren en te organiseren. Zoek dus de samenwerking, zowel intern als extern en zowel horizontaal als verticaal.
Zorg ervoor dat je over de middelen beschikt om jouw plan correct uit te voeren en het project op schema te houden. Dit omvat mankracht en /of een volledig team, materieel, beschikbaarheid in tijd, uitrusting. Zorg ervoor dat je samenwerkt met jouw onderaannemers, stakeholders, ketenpartners en jouw teamleden om ervoor te zorgen dat je realistische verwachtingen stelt met betrekking tot jouw tijdschema en projectmijlpalen. Bij voorkeur is dit een gezamenlijk tijdschema.
Wees voorbereid om aanpassingen aan jouw plan door te voeren als zich problemen voordoen. Je wilt strak genoeg zijn om jouw project op schema en binnen budget te houden, maar flexibel genoeg om jouw plannen aan te passen om het project gaande te houden en vertragingen te voorkomen. Maak wijzigingen en de gevolgen ervan bespreekbaar.
Leer communiceren
Effectief kunnen communiceren is waarschijnlijk de belangrijkste vaardigheid die een projectleider moet leren. Een goede projectleider moet bedreven zijn in zowel schriftelijke als mondelinge communicatie. Alle communicatie moet duidelijk en beknopt zijn. Soms is een korte e-mail of app alles wat nodig is om jouw bericht over te brengen, terwijl andere gevallen vereisen dat je de telefoon oppakt of een snelle persoonlijke ontmoeting plan.
Stel een communicatieplan op om te bepalen welk type communicatie moet worden gebruikt voor verschillende omstandigheden en een structuur voor welke informatie wordt gedeeld en met wie die informatie wordt gedeeld (communicatiediagram).
De communicatiestroom beïnvloedt de doorstroming van een project. Er kunnen problemen en vertragingen optreden wanneer mensen stoppen met communiceren of reageren op vragen. Wanneer iedereen effectief en efficiënt communiceert, leidt dit tot betere samenwerking en lopen projecten soepeler.
Pak één probleem tegelijk aan
Of je nu één project of meerdere projecten beheert, het is gemakkelijk om vast te lopen met alles wat jouw aandacht nodig heeft. Probeer niet alles tegelijk te doen. Multitasking is geen vaardigheid die iemand onder de knie kan krijgen. Te veel dingen tegelijk proberen te doen zal vaak leiden tot fouten of beoordelingsfouten die tot nog grotere problemen zullen leiden.
Prioriteer problemen op een manier die logisch is en voor jou werkt. Voor sommigen is het misschien gemakkelijker om eerst de kleinere problemen aan te pakken en zich vervolgens te concentreren op de grotere problemen. Anderen kunnen besluiten om de problemen aan te pakken die de grootste impact op het project hebben, of dat nu financieel is, verloren productiviteit of iets anders. Besteed tijd aan het werken met jouw projectteam om een plan te ontwikkelen om het probleem aan te pakken en onnodige vertragingen te voorkomen. Als je constant aan het rennen bent om branden te blussen, kun je je project niet goed beheren. Dus je moet problemen bestrijden bij de bron om te voorkomen dat er brand uitbreekt.
Ga verstandig om met jouw tijd
Projectleiders worden elke dag veel richtingen opgetrokken. Projectleiders zijn betrokken bij bijna alle aspecten van een project, dus het is van vitaal belang om jouw tijd effectief te beheren. Als je jouw tijd niet effectief kunt indelen, is het onwaarschijnlijk dat je het beter zult doen bij het beheren van een project.
Deel jouw dag goed in door te bepalen welke items onmiddellijke aandacht nodig hebben en welke items later kunnen worden afgehandeld. Verspil geen tijd aan dingen die niet onmiddellijk hoeven te worden aangepakt als er dringender taken zijn die jouw aandacht vereisen. Onthoud dat niet elke e-mail hoeft te worden beantwoord op het moment dat je deze ontvangt.
Leer taken te delegeren aan andere leden van het projectteam. Als je de juiste mensen in jouw team hebt, hoef je niet alles te micro-managen. Zolang je met jouw team communiceert, moet je op hun expertise vertrouwen om beslissingen te nemen en af te handelen wat jij met je team hebt afgesproken.
Leer van jouw fouten (en successen)
Verdeel je project in logische fasen en fasen van langer dan een jaar in fasen van maximaal een half jaar. Zodra een fase is voltooid, verzamel je jouw team om terug te kijken en om de prestaties van jouw team te beoordelen. Er is altijd ruimte voor verbetering, dus bespreek eventuele aandachtspunten en bespreek hoe je het beter kunt doen in de volgende fase en bij het volgende project. Benadruk ook de successen en bepaal hoe je dat kunt toepassen in de volgende fase en op het volgende project.
Bespreek welke problemen en afwijkingen er tijdens het project zijn ontstaan en hoe deze zijn opgelost. Was het de beste manier, of was er iets anders dat had kunnen worden gedaan dat tot een beter resultaat had geleid? Is het project op tijd en binnen budget opgeleverd? Kon je het plan en de planning uitvoeren zoals verwacht? Is de onderlinge communicatie op peil? Zo nee, welke aanpassingen moesten worden doorgevoerd? Was de productiviteit op een acceptabel niveau of had je het beter kunnen doen?
Vragen als deze zullen je helpen een eerlijke beoordeling te krijgen van jouw prestaties binnen het project en hopelijk wijzen op manieren om het nog beter te doen bij de volgende.
XCELLEREN ALS PROJECTLEIDER
Wij hebben een special trainingsprogramma voor projectleiders ontwikkeld: Xcelleren als Projectleider. Vergroot je inspirerend vermogen en bouw aan verbindingen in je team en daarbuiten. Versterk je regievoering, laat de mensen om je heen excelleren, ontwikkel jezelf structureel en duurzaam met dit programma. Neem gerust contact met ons op en we praten je graag bij over de mogelijkheden. Het programma ‘Xcelleren als Projectleider’ is ontwikkeld als aanvulling op bestaande opleidingen (hbo-opleidingen en trainingen projectmanagement). In de praktijk staat sturing vanuit het contract op inhoud voorop. Aandacht voor de open samenwerkingsrelatie blijft vaak onderbelicht. Voor de onderlaag op gevoelsniveau is dan onvoldoende ruimte. Vanuit onze persoonlijke ervaring zien we dat een intensievere persoonlijke reflectie en veel meer gebruik maken van onderliggende gevoelens van projectdeelnemers leidt tot een hogere effectiviteit. Dat is projecten leiden voorbij het contract.
MELD JE AAN VOOR DE VOLGEND GROEP
Na de zomer, start op 17 september de volgende groep aan het programma ‘Xcelleren als Projectleider’. De groep bestaat uit maximaal 9 deelnemers.
De data voor het najaar zijn de volgende:
Module 1: 17 september 2021
Module 2: 7 en 8 oktober
Module 3: 3 en 4 november
Module 4 (dag 1): 17 december 2021
Module 4 (dag 2): 7 januari 2022
Module 5: 28 januari 2022
De kosten voor deelname aan het programma bedragen € 5.500,-. excl. BTW en inclusief literatuur, overnachting, ontbijt, lunch en diners. Meer informatie of aanmelden voor een intakegesprek voor het programma ‘Xcelleren als Projectleider’? Stuur een email naar info@kmob.nl.
ALS ORGANISATIE EXCELLEREN?
Jouw organisatie verder ontwikkelen door meerdere projectleiders tegelijk het programma ‘Xcelleren als Projectleider’ te laten volgen? Neem contact op om de mogelijkheden te bespreken (kan ook als incompany training).
ALS UITVOERDER EXCELLEREN?
Het programma Xcelleren als uitvoerder is afgelopen tijd ontwikkeld en staat in de startblokken om gepresenteerd te worden. Wil je nu al meer vernemen over dit programma? Neem dan contact met ons op.