De juiste samenstelling van een projectteam is de belangrijkste voorwaarden voor project succes. Als het project geen productief en goed georganiseerd team heeft, is de kans groter dat het project helemaal aan het begin al mislukt, omdat het team het project vanaf de start niet op de juiste manier kan uitvoeren.
Uit mijn onderzoek (Maak projectteams succesvol met het GO-model) blijkt dat zonder de juiste samenstelling en afspraken mensen die het team vormen, falen in het uitvoeren van een aantal specifieke rollen en het uitvoeren van een verscheidenheid aan groeps-/ individuele verantwoordelijkheden. Daarom moet je bij het plannen van een nieuw project eerst zorgen voor de beste samenstelling van jouw projectteam, gegeven de omstandigheden.
Verantwoordelijkheid van de projectleider
Het samenstellen van een projectteam is een typische taak voor een projectleider in samenspraak met zijn/ haar bedrijfsleider of directie. Voor een succesvolle uitvoering van deze taak moet de projectleider de juiste mensen in het projectteam plaatsen, ontwikkelen en leiden. De organisatie van het projectteam is de verantwoordelijkheid van de projectleider die zich inzet voor het opbouwen van een productief team van professionals om te garanderen dat de projectresultaten volgens schema, binnen het budget en volgens de eisen worden gerealiseerd, en dat de opdrachtgever tevreden is met de wijze van uitvoeren en het behaalde resultaat.
Wat is een projectteam?
Voordat je begint met het organiseren van een projectteam, is het essentieel om de definitie van het projectteam te begrijpen, omdat een dergelijk begrip vereist is voor het opzetten van een goed samengesteld projectteam, het ontwikkelen en trainen van de teamleden, het opzetten van productieve communicatie en het ondersteunen van samenwerking.
Definitie van een projectteam:
Een projectteam is een georganiseerde groep mensen die betrokken zijn bij het uitvoeren van gedeelde / individuele taken van het project en het bereiken van gedeelde / individuele doelen en doelstellingen met het doel het project te voltooien en de resultaten te produceren. Het projectteam bestaat uit de fulltime en parttime medewerkers die samen moeten werken aan het produceren van producten en het project naar een succesvolle afronding brengen.
Een groep mensen verandert in een projectteam wanneer elke persoon van de groep in staat is om aan de volgende voorwaarden te voldoen:
- Begrijpen welke taken ze moeten uitvoeren binnen het project en er bekwaam voor zijn
- De toegewezen taken binnen de gestelde planning uitvoeren
- Taken uitvoeren binnen budget, tijdlijn en kwaliteitsverwachtingen
- Rapporteren over problemen, veranderingen, risico’s en kwaliteitsproblemen aan de projectleider
- Communiceren van de status van taken
- Een persoon zijn die samen met anderen kan werken
Dus als je kandidaten zoekt voor jouw projectteam, zorg er dan eerst voor dat een kandidaat aan alle voorwaarden voldoet; schakel anders, binnen de mogelijkheden, over naar een andere kandidaat. Als je dit begrijpt, krijg je meer kansen om de beste teamleden te vinden en je ideale projectteam samen te stellen.
Drie rollen binnen een projectteam
Elk team, ongeacht het type project, de omvang en de aard, heeft drie rollen. Deze rollen zijn:
- Projectleider. Een projectleider is een persoon die leiding en ondersteuning geeft aan het team en verantwoordelijkheid neemt voor de resultaten van het projectteam. De rol van de projectleider omvat de ontwikkeling en aanmoediging van het team door training, leiding, motivatie, erkenning, beloning en andere activiteiten die teamleden stimuleren of dwingen om de vereiste taken uit te voeren.
- Teamlid. Een teamlid is een persoon die daadwerkelijk betrokken is bij het uitvoeren van toegewezen taken. Teamleden hebben rechtstreeks toegang tot het project en ontwikkelen de processen actief. Ze zijn helpend naar de andere teamleden en worden geleid door de projectleider.
- Ondersteuner. Een ondersteuner, ook wel adviseur, is een persoon of een organisatie die deelneemt aan het project, maar niet echt betrokken is bij het uitvoeren van taken en het uitvoeren van verantwoordelijkheden van het projectteam. Ondersteuners helpen het project te verbeteren door waardevolle suggesties, deskundig oordeel en overleg te geven. Ze zijn niet verantwoordelijk voor de projectresultaten. Vaak hebben ondersteuners een belang of verbinding in het project, zodat ze een succesvolle afronding vergemakkelijken. Voor projectsucces is het uiteraard belangrijk dat de ondersteuners duidelijk en effectief worden aangestuurd.
Wanneer de organisatie van het projectteam geschikt is, worden alle rollen adequaat toegewezen.
Verantwoordelijkheden en taken binnen een projectteam
Een projectteam kan verantwoordelijk zijn voor een verscheidenheid aan taken en verantwoordelijkheden, afhankelijk van het project waar ze bij betrokken zijn. Een goede organisatie van het projectteam houdt in dat de teamverantwoordelijkheden en -taken correct worden ingesteld, rekening houdend met specifieke doelen en doelstellingen van het project.
Uit mijn onderzoek naar succesvolle projectteams blijkt dat duidelijke rollen, taken en verantwoordelijkheden de kern vormt voor de ontwikkeling van een projectteam naar excelleren. Uit mijn onderzoek blijkt ook dat het delen van persoonlijke sterke en minder sterke kanten uiterst belangrijk is, voor de ontwikkeling van het presteren als projectteam.
Hier volgen enkele veelvoorkomende verantwoordelijkheden en taken van een projectteam:
- Het juiste inzicht krijgen in de hoeveelheid en omvang van het toegewezen werk
- Opleveren van de geplande opdrachten
- Verhogen van het detailniveau per taak en activiteiten, indien nodig
- Het voltooien van de toegewezen taken binnen de beperkingen van omvang, kwaliteit, tijd en kosten
- Informeren van de projectleider over eventuele problemen
- Proactief communiceren en samenwerken met andere teamleden
Het organigram van een projectteam
Meestal worden alle mogelijke rollen, taken en verantwoordelijkheden van een projectteam vermeld in het organigram van het projectteam.
Hieronder lees je de definitie.
Een organigram van een projectteam is een gedetailleerde en document gebaseerde grafische weergave van het team om specifieke rollen, taken en verantwoordelijkheden van de teamleden en andere belanghebbenden die aan het project deelnemen te schetsen, en om formeel te bepalen wat van hen wordt verwacht.
De projectleider gebruikt meestal het organigram als hulpmiddel om de rollen en posities in het projectteam duidelijk te maken voor alle leden van het team én voor de eigen organisatie én de Opdrachtgever. Deze duidelijkheid geeft structuur en is de basis om als team elkaar te kunnen helpen.
Teamleden gebruiken het organogram als referentiekader omtrent aan welke rollen en verantwoordelijkheden ze zijn toegewezen, met wie ze die rollen zullen delen.
Hier is een kleine checklist van de belangrijkste taken voor het maken van een organigram van een projectteam:
- Maak een lijst van benodigde expertise en competenties.
- Maak een lijst van het projectteam. Eerst moet je alle mensen (en hun namen) vermelden die de deelnemers van jouw projectteam zouden moeten zijn. Je kunt dit doen nadat je de gesprekken met kandidaten voor het team hebt afgerond. In de praktijk zal het vaak voorkomen dat het projectteam door de directie/ het management wordt toegewezen. Refereer vervolgens of de benodigde expertise en competenties ook daadwerkelijk in het team zijn opgenomen. Indien dat niet zo is ga het gesprek aan met het management.
- Indien er geen voorgeschreven teamsamenstelling is, wijs dan de conventionele rollen toe aan de individuen. Gebruik de resultaten van jouw gesprekken om te beginnen met leiders, en maak een lijst van leden en ondersteuners.
- Stel het hele projectteam samen. Gebruik jouw teamlijst met de details van de rollen die aan jouw mensen zijn toegewezen om het team samen te stellen. Dit betekent dat je formeel het team moet vormen.
- Identificeer de stakeholders. Als jouw team is gevormd, moet je nu de stakeholders identificeren of die mensen / organisaties die een direct belang hebben bij of worden beïnvloed door jouw project. Houd er rekening mee dat hoewel de stakeholders geen deelnemers van het team zijn, ze worden toegevoegd aan het organisatieplan van het projectteam omdat ze de beslissingen van het team beïnvloeden.
- Teken het organogram. Gebruik ten slotte alle gegevens om het organogram te maken en de relaties tussen het team en de stakeholders erop weer te geven. De relaties laten zien wie aan wie rapporteert en welk toezichtmechanisme wordt gebruikt voor het leiden van het werk.
Excelleren als Projectleider
Wil je effectiever worden als projectleider en integraal werken aan je interpersoonlijke vaardigheden? Wil je meer leren over de psychologische aspecten van samenwerken, leren, ontwikkelen en leidinggeven?
In het programma Xcelleren als Projectleider werk je in een kleine vertrouwde groep aan je persoonlijke leerdoelen. De opleiding is een mooie aanvulling op opleidingen op gebied van Projectmanagement of Operationeel leidinggeven.
Op de website Xcelleren.nl vind je meer informatie over Xcelleren als Projectleider.
JOUW PROJECTTEAM VERBETEREN?
Wil je aan de slag met het GO-model om de skills binnen jouw projectteam te verbeteren? KMOB is ontwikkelaar van organisatiecultuur, leiderschap en visie, voornamelijk binnen de sectoren infra en bouw en familiebedrijven in het bijzonder. Daarin zijn we in staat om problemen binnen de organisatie in het geheel of teams, of leiders aan te pakken. Het complete transitieproces wat met deze ontwikkeling gepaard gaat kan KMOB verzorgen.
KMOB staat voor klantgericht, mensgericht, objectief en beleven. Neem gerust contact met mij op en we praten over de mogelijkheden: dkrouwel@kmob.nl.