Op een gegeven moment is jouw project afgerond. Is de opdrachtgever tevreden? Hoe weet je dat zeker? Hoe zit het met andere betrokkenen? Om een project succesvol af te ronden, moet je rekening houden met alle belangrijke aspecten. Ze gaan niet allemaal over het project.
Heel vaak horen we dat de mate van succes wordt afgemeten of het project afgerond wordt binnen de gestelde tijd en kosten. Sommige voegen ook de factor kwaliteit toe aan die lijst. Elk project kan veel meerwaarde opleveren als je de volgende vijf hoofdcomponenten van projectsucces overweegt.
Hoe moet je jouw project beoordelen?
In de meeste gevallen is jouw project niet het belangrijkste binnen de organisatie. Het is slechts een van de vele projecten die lopen. Het lot van de organisatie hangt er niet van af.
Je kunt het zelf beschouwen als de meest cruciale kans in je carrière. Je moet echter altijd een evenwicht vinden tussen jouw eigen behoeften en de strategische doelen van de organisatie. Dit betekent dat projectsucces vele componenten kent, zowel voor de organisatie als voor jou persoonlijk.
1: Projectdoelstellingen
Stel je voor dat je een product of dienst hebt gecreëerd of een nieuw proces in de organisatie hebt geïntegreerd. Alles gebeurde binnen budget en op tijd. Alle vereisten geïmplementeerd. Het project voegt echter geen waarde toe voor de eindgebruikers en had eigenlijk niet te hoeven worden uitgevoerd. Kun je het dan een succes noemen? Niet echt dus.
Je zou kunnen stellen dat het niet jouw verantwoordelijkheid is. Dat jouw leidinggevende of de opdrachtgever er zelf goed over moet nadenken. Je moet gewoon leveren wat ze vragen, dat klinkt niet echt sterk.
Wij denken dat een goede projectleider proactief is. Daarom moet je ervoor zorgen dat de uiteindelijke doelgroep van jouw project tevreden zijn met het resultaat. Dat betekent dat je het belang van duidelijk gedefinieerde succescriteria moet vastleggen. En natuurlijk moet je helpen om deze te bepalen. Dit zijn de kpi’s van jouw project: Kritieke Succes factoren. In bepaalde contractvormen vraagt de opdrachtgever hier ook om. Het is goed om deze voor ieder project op te stellen, deze te meten en aan het eind met de klant, omgeving, en andere betrokkenen te evalueren en vast te leggen als referentie. Op deze wijze wordt er een prestatiebank opgebouwd die van waarde is bij de inschrijving op nieuwe projecten.
Anderzijds hebben projectdoelstellingen een bijkomend voordeel. Ze helpen je om de haalbaarheid van het project en de verwachtingen van de doelgroep te analyseren.
2: Verwachtingen van betrokkenen
De verwachtingen van de opdrachtgever zijn vrij eenvoudig. Die wil de gevraagde eindresultaten krijgen en bij het proces betrokken worden.
Maar hoe zit het met andere betrokken?
Stel een lid van het projectteam verwacht een promotie na afloop van het project. Hij heeft er erg zijn best gedaan, maar ben je je bewust van zijn verwachtingen? Hij zal gedemotiveerd worden als je er niet eens over begint.
Of jouw teamleden hebben werk van andere projecten laten liggen om jouw project af te ronden. De andere projectleiders zijn niet echt te spreken erover en er ontstaat een vervelende sfeer binnen de organisatie.
Het beheren en voldoen aan de verwachtingen van alle betrokkenen is zeker een manier om het succes van een project aan af te meten.
3: Welzijn van het team
Kun je zeggen dat een project succesvol is als je alles op tijd en binnen budget hebt gedaan, maar je team is uitgeput en gedemotiveerd? Teamleden verlaten het team of vertrekken zelfs uit de organisatie.
Het behoort tot de verantwoordelijkheid van een projectleider om het team gelukkig, klaar en enthousiast te houden voor de volgende projecten. Als projectleider moet je dus toezien op het welzijn van jouw teamleden. Dit kan door wederzijds vertrouwen op te bouwen en een hulprelatie in het team te ontwikkelen.
4: Organisatorische verbetering
Leerpunten halen uit je project zijn belangrijk, je wilt immers niet de gemaakte fouten nogmaals herhalen in de toekomst. Dat geldt niet alleen voor jezelf, maar je kunt ze ook delen binnen jouw organisatie. Het is waardevol om alle relevante ervaringen van het project goed te documenteren en te delen. Als dat niet gebeurd en fouten worden opnieuw door jezelf of anderen in de organisatie gemaakt, dan doet dat afbreuk aan het succes wat je hebt behaald met jouw project. Dit is tegelijkertijd het moeilijkste binnen een projectorganisatie. Het hoort echter tot het continue ontwikkelen: de bekende pdca-cyclus.
5: Persoonlijke doelen
Je moet je carrièrepad plannen in termen van projecten, niet in jaren. Voor elk project moet je duidelijke doelen definiëren voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Bovendien moet je jouw leidinggevenden hierover informeren. De doelen die je kunt afstemmen op de strategische doelen van jouw organisatie gaan uiteraard voor.
Waarom is dit belangrijk? Aan het einde van elk project heb je twee dingen. Jouw projectplan (inclusief jouw persoonlijke ontwikkeling) en de daadwerkelijke resultaten. Dit zijn meetbare entiteiten. Je kunt laten zien dat je je ontwikkelt hebt. Dit werkt erg goed, zeker bij projecten met een lange doorlooptijd. Niemand zal namelijk aan het eind van het project nog weten hoe je er in het begin voor stond.
Succescriteria
De succescriteria van een project zijn de waarden waarmee het project aan het eind zal worden beoordeeld om te beslissen of het al dan niet succesvol is geweest in de ogen van alle betrokkenen.
De beste manier om ervoor te zorgen dat je over een succesvol verlopen project kunt spreken is om te zorgen alle criteria te blijven bewaken vanaf de start van het project. Het moet geen geluk zijn.
Een goede projectleider weet dat de opdrachtgever de definitieve levering zeker zal accepteren. Hoe? Eerst definieert hij de succescriteria en neemt deze mee in zijn projectplan zodat er ook aan voldaan gaat worden. Tijdens de uitvoering van het project controleert hij en zorgt hij ervoor dat tussentijdse resultaten binnen criteria liggen of op zijn minst dichtbij. Hij zorgt ervoor dat belanghebbenden feedback geven over de resultaten. Dat houdt het project op koers om tot een succesvolle afronding te komen.
Ontwikkelen als projectleider of als projecteam?
KMOB heeft een special trainingsprogramma voor projectleiders ontwikkeld: Excelleren als Projectleider. Vergroot je inspirerend vermogen en bouw aan verbindingen in je team en daarbuiten. Versterk je regievoering, laat de mensen om je heen excelleren, ontwikkel jezelf structureel en duurzaam met dit programma. Neem gerust contact met ons op en we praten je graag bij over de mogelijkheden.
Daarnaast heeft KMOB de ontwikkeling van groepen vanuit het perspectief van de procesbegeleiding onderzocht en dit resulteerde in een handzaam model: het groepsontwikkelings- of GO-model. Wij hebben met ons GO-model al veel projectteams naar tevredenheid succesvoller gemaakt. Neem gerust contact met ons op en we praten u graag bij over de mogelijkheden.
KMOB is ontwikkelaar van organisatiecultuur, leiderschap en visie, voornamelijk binnen de sectoren infra en zorg. Wij hebben tal van organisaties begeleidt bij het doorlopen van groeifases.