Kleine projectteams leveren een beter resultaat op dan grotere – zolang ze maar effectief worden geleid. Misschien heb je wel eens gehoord van de beroemde ’two pizza rule’ van de CEO van Amazon, Jeff Bezos – als een team niet kan worden gevoed door twee pizza’s, is dat team te groot.
Het is verleidelijk om te denken dat het toevoegen van meer mensen aan het projectteam het wondermiddel is om het succes van je projectteam te vergroten. Immers, hoe meer mensen aan een project worden toegewezen, des te meer kennis en kracht er in het team komt te zitten, toch?
Veel onderzoeken wijzen uit dat het toevoegen van meer teamleden de algehele productiviteit van het team kan belemmeren. Sterker nog, er is een groeiende consensus onder deskundigen dat teams van vijf tot acht leden het potentieel van het team maximaliseert. Dit kleine aantal leidt tot meer betrokkenheid, verantwoording en productiviteit.
Deze regel is niet alleen van toepassing op teamgroottes. Het dient ook als een nuttige richtlijn voor het verhogen van de productiviteit in vergaderingen en het versterken van de relatie tussen projectleider en teamleden.
Waarom zijn kleine teams zo veel effectiever? En welke concrete technieken kunnen projectleiders gebruiken om de voordelen van een kleinere-is-betere benadering te benutten? Dit is wat de onderzoeken zeggen.
Waarom de grootte van het projectteam er toe doet
De logica van het samenwerken binnen kleinere teams is dat hoe minder mensen samenwerken, hoe minder de bureaucratie in de weg zit. Eenvoudiger gezegd, minder regels staat gelijk aan meer efficiëntie. Hieronder volgen enkele voordelen van kleinere teams.
Meer betrokkenheid
Teamleden zijn meer betrokken en tevreden met hun output wanneer ze in kleine teams werken. In kleine teams worden de individuele bijdragen als waardevol beschouwd, omdat er ieder lid zijn specifieke taken heeft. Dit is de gedachte achter het feit dat individuele inspanning afneemt naarmate de teamgrootte toeneemt. Maar misschien is het verstandiger om te denken aan het omgekeerde: dat de individuele inspanning toeneemt naarmate de teamgrootte afneemt.
Bij dit inzicht wil ik nog een verdieping voegen. Specifieke taken en verantwoordelijkheden per teamlid vergroot ook het vermogen van ieder teamlid om elkaar om hulp te vragen en hulp te bieden bij de uitvoering van een taak. Deze teameigenschap is een nodig om als team te excelleren.
Neem de resultaten van Gallup’s rapport uit 2013 over The State of the American Workplace. Bedrijven met minder dan 10 werknemers scoorden betrokkenheidsniveaus van 42 procent, terwijl het gemiddelde betrokkenheidsniveau voor grotere bedrijven lager was dan 30 procent.
Hetzelfde geldt voor teamgroottes binnen grotere bedrijven. Teams met “vijf tot negen werknemers hebben een relatief hogere betrokkenheid vergeleken met teams van tien of meer werknemers.”
Alleen al de voordelen van meer betrokkenheid zijn verbluffend. Uit hetzelfde Gallup-rapport bleek dat werknemers die om hun output geven, hogere klantbeoordelingen, winstgevendheid en productiviteit opleveren en een en lager ziekteverzuim hebben.
Effectievere communicatie
Het is geen verrassing dat het gemakkelijker is om contact te houden met een kleinere groep mensen dan met een grotere groep. Bij een kleine teamsamenstelling heb je niet alleen minder mensen om je op te concentreren, maar ben je je ook meer bewust van de verantwoordelijkheden van elke persoon en hoe jouw eigen werk daar in past.
Met andere woorden: hoe groter het team, hoe moeilijker het voor leden is om met elkaar te communiceren en elkaars op de hoogte te houden van de voortgang. Het gevoel van chaos en “los zijn van het team” is evident.
Meer innovatie (en productievere vergaderingen!)
Net zoals samenwerking binnen kleine teams tot betere communicatie leidt, wordt ook gedacht dat ze groepsdenken voorkomen. Het falen van het kritisch evalueren van ideeën, komt vaker voor bij grote, gecentraliseerde teams. Daarentegen zullen teamleden in kleine teams eerder hun eigen mening geven, die van anderen uitdagen en uiteindelijk betere, meer doordachte beslissingen nemen.
Wanneer teams te groot worden, lijdt de onafhankelijkheid en innovatie van de teamleden. Om dit tegen te gaan, kun je proberen kleinere vergaderingen te plannen met alleen essentieel leden. Deelnemers aan kleinere vergaderingen zullen minder snel “meegaan met de stroom” en zullen eerder individuele ideeën uiten, voelen zich meer bij het proces betrokken en voelen zich daardoor meer betrokken.
Sterker ondersteunend netwerk en samenwerking
Psycholoog en hoogleraar management Jennifer Mueller bedacht de term ‘relationeel verlies’ in haar onderzoek ‘Waarom individuen in grotere teams slechter presteren’. Relationeel verlies treedt op wanneer een teamlid merkt dat er minder ondersteuning beschikbaar is in het team naarmate de teamomvang toeneemt.
Dit gepercipieerde verlies aan ondersteuning komt niet alleen van teamgenoten, maar ook van projectleiders, die verantwoordelijk zijn voor het evalueren en / of coachen van grote groepen mensen. Simpel gezegd: hoe groter de groep, hoe minder individuele aandacht er kan worden besteed.
Verklein jouw teams
Is het toch noodzakelijk om met veel mensen aan een project te werken, dan is het verstandig om het team op te delen in verschillende kleinere teams. Zo profiteer je als grote projectorganisatie toch van de kracht van kleinere teams.
Weten welke middelen je verder kunt inzetten om jou team naar grotere prestaties te leiden?
KMOB heeft een special trainingsprogramma voor projectleiders ontwikkeld: Excelleren als Projectleider. Vergroot je inspirerend vermogen en bouw aan verbindingen in je team en daarbuiten. Versterk je regievoering, laat de mensen om je heen excelleren, ontwikkel jezelf structureel en duurzaam met dit programma. Neem gerust contact met ons op en we praten je graag bij over de mogelijkheden.
KMOB is ontwikkelaar van organisatiecultuur, leiderschap en visie, voornamelijk binnen de sectoren infra en zorg. Wij hebben tal van organisaties begeleidt bij het doorlopen van groeifases