In de praktijk ervaar ik onverminderde zin om weer voluit “open” te gaan. Dit ondanks dat de gevolgen van het Corona-virus voorlopig nog wel voelbaar zijn. De economie – de ene sector meer dan de andere – heeft krijgt een klap, voorzichtigheid is geboden en de manier waarop we met elkaar omgaan is veranderd. Nu projectteams langzaamaan van thuiswerken afstappen en weer op locatie gaan werken moeten we met zijn allen wennen aan het ‘nieuwe normaal’.
De verwachting is dat er een mix ontstaat van thuiswerken en in teams samen komen. Hiermee wordt verbondenheid gecombineerd met het op afstand werken. Veelal vertrouwen leidinggevende op communicatie- en samenwerkingstools. Maar is het voldoende?
Terug naar kantoor
De scholen zijn (beperkt) weer open. Er ontstaat weer een ander ritme en een andere thuissituatie bij de teamleden. In de tijd dat ze niet op locatie hebben gewerkt, maakten ze deel uit van een heel ander team thuis, dat zijn eigen uitdagingen en behoeften met zich meebrengt. De nieuwe situatie vraagt opnieuw om aanpassingsvermogen. Verwacht dus niet direct hetzelfde werkniveau als ze terug zijn op kantoor.
Dit doet mij denken aan het Groepsontwikkelingsmodel (GO-model), waarin het team in fasen groeit naar samenwerking en presteren. Deze groei heeft, doordat de teamleden elkaar minder hebben gezien een stagnatie opgelopen. Sta als leider stil bij dit effect. Werk met het team bewust aan het herstel van de groepsdynamiek. . Geef mensen de ruimte om te herstellen. Voor persoonlijke gesprekken met elkaar, het cultiveren van een geweldige teamgeest zal het teammoreel en vertrouwen weer versterken.
Projecten moeten doorgaan
Iedereen voorspelt dat er onzekere tijden voor ons liggen. Het is jouw plicht als leider om rationele beslissingen te nemen en ijverig richting te geven (te plannen) voor de toekomst. Dat gezegd hebbende, hoe staat het er voor met de projecten?
Vanuit het perspectief van portefeuillebeheer maken we een diepe herwaardering door als gevolg van grote strategische veranderingen. Projecten zijn mogelijk geannuleerd of onderbroken en de opstart van nieuwe projecten werden uitgesteld. Maar we hebben ook inkomende en uiterst urgente projecten.
Organisaties hebben hun bedrijfsnoodplannen geïmplementeerd of aangescherpt en veel daarvan hebben geresulteerd in aanvullende projecten. Het kan een project zijn met betrekking tot supply chain en leveranciers (keten), IT-systemen om werken op afstand verder te verbeteren of nieuwe productontwikkeling mogelijk te maken, naast andere initiatieven. Investeren in deze projecten die het hart van je organisatie raken vraagt om een interne herwaardering van urgentie.
Wees realistisch bij het plannen van nieuwe projecten
Bij het plannen van deze dringende nieuwe projecten moeten we tegelijkertijd voorzichtig zijn. We moeten rekening houden met een verhoogd risico en onzekerheid en aandacht besteden aan het inschatten van de werkzaamheden en financiële middelen.
We raden je aan om een solide plan te ontwikkelen op basis van vereisten en prioriteiten voor de te leveren producten en diensten, met het begrip dat je mogelijk de planning moet aanpassen om hobbels onderweg te overwinnen. Schattingen en buffers zijn cruciaal.
Capaciteitsplanning en benutting van middelen zijn cruciaal
Tijdens deze crisis zijn capaciteitsplanning en benutting van middelen uiterst belangrijk. Stel je team voor als verkeer op een snelweg: als er veel verkeer is, kan een kleine crash de verkeersstroom ernstig beïnvloeden. Stel je nu voor dat alle mensen afgeleid zijn en tegelijkertijd haast hebben. Je zou kunnen eindigen met meerdere kleine crashes die samen het totale falen opleveren bij het afleveren van het dringende project dat je nu nodig heeft om de coronaviruscrisis te overwinnen.
Helaas reageren sommige organisaties op de crisis met te veel ongecoördineerde initiatieven die meer kwaad dan goed doen. Als je de impact van Corona-crisis wil reduceren, moet je de volgende stappen zetten:
- Maak een realistische planning
- Zorg voor een duidelijke prioriteitstelling
- Beheer de resources zorgvuldig
- Controleer frequent en stuur direct bij
Vergeet tot slot niet dat jouw teamleden de effecten van de Corona-crisis ook nog voelen. Het is nog niet normaal. Dat betekent mogelijk een lagere productiviteit en enkele obstakels op het gebied van beschikbaarheid en verbondenheid.
Leid jouw projectteam door de Corona-crisis heen
KMOB heeft een special trainingsprogramma voor projectleiders ontwikkeld: Excelleren als Projectleider. Vergroot je inspirerend vermogen en bouw aan verbindingen in je team en daarbuiten. Versterk je regievoering, laat de mensen om je heen excelleren, ontwikkel jezelf structureel en duurzaam met dit programma.
In het programma zitten meerdere momenten van individuele coaching en intervisie. Je leert van je eigen en andere verhalen, knelpunten en resultaten door goed te reflecteren op je eigen rol, aanpak, gevoelens en ervaringen. Je gaat aan de slag met het ontwikkelen van je eigen team(s) binnen jouw organisatiecontext. Zo worden jouw bestaande projectmanagement skills uitgebreid met inzicht in het menselijk handelen. Je krijgt meer inzicht in je eigen persoonlijkheid. Je ontdekt patronen in je eigen denk en handelswijzen, die van je teamleden en je samenwerkingspartners. Je leert hoe je hier effectiever mee kunt omgaan en veel meer verbindend regie kunt voeren.
Meer informatie of aanmelden voor een intakegesprek voor het programma ‘Excelleren als Projectleider’? Neem gerust contact met ons op.